Privacy Notice For Participants In The STEP Ukraine Programme

On this page

Повідомлення про конфіденційність для учасників програми STEP Ukraine

World Jewish Relief (Всесвітня єврейська організація з гуманітарної допомоги, WJR) працює як головний підрядник із Міністерство житлово-комунального господарства та місцевого самоврядування і Британською Радою для реалізації програми «Проєкт із підтримки вивчення англійської мови та працевлаштування» (STEP Ukraine), у якому візьмуть участь до 10 000 українців на усій території Сполученого Королівства. У цьому Повідомленні про конфіденційність пояснюється, як і для чого збирається та використовується особиста інформація (або дані) учасників програми, а також джерела додаткової інформації про це та про ваші права.

Про нас

WJR (Всесвітня єврейська організація з гуманітарної допомоги) — зареєстрована неприбуткова благодійна організація, розташована за адресою 54 Crewys Road, London NW2 2AD.

Якщо у вас виникли запитання щодо того, як використовується ваша інформація, ви можете написати нам на адресу info@worldjewishrelief.org. Ви також можете ознайомитися з додатковою інформацією про свої права та з положеннями про захист даних, відвідавши вебсайт https://ico.org.uk/for-the-public/.

Управління персональними даними, зібраними в учасників програми STEP Ukraine здійснюється під керівництвом і наглядом Департаменту з питань рівноправності, житла та громад, який діє як Контролер даних. Але такі дані будуть передаватися або збиратися безпосередньо WJR та Британською Радою, які діють як, відповідно, Обробник даних та Субпідрядник з обробки даних. Кожна з цих організацій зобов’язана за законом зберігати вашу персональну інформацію в таємниці та безпеці, і ми уклали офіційні юридично оформлені угоди, які передбачають, що вона буде використовуватися тільки в цілях програми «Проєкт із підтримки вивчення англійської мови та працевлаштування» (STEP Ukraine).

Які види персональної інформації будуть збиратися?

За необхідністю для надання послуг учасникам програми STEP Ukraine будуть збиратися зазначені нижче категорії ваших даних та інформації:

Ім’я, адреса, адреса електронної пошти, номер телефону
Дата народження та вік
Дані візи
Статус біометричного дозволу на проживання (BRP)
Статус зайнятості
Інформація про технічне оснащення та доступ до мережі Wi-Fi
Доступ до консультанта Міністерства праці та пенсійного забезпечення (DWP)
Потреби в догляді за дітьми
Кваліфікація
Фото
Резюме (стислий опис освіти та кар’єри)
Унікальні ідентифікаційні номери студентів
Номери в Національній системі соціального страхування
Номери заявок
Номери, присвоєні при зарахуванні на навчання
Регіон
Стать
Тривалість перебування в Сполученому Королівстві
Етап курсу – зараховано, проведено первинне оцінювання; активний/неактивний, проведено/не проведено проміжне оцінювання; проведено/не проведено кінцеве оцінювання
Рівень відвідуваності (дні та години відвідування)
Рівень відсіву та причини, з яких учасники покинули програму
Рівень володіння англійською мовою учасників, включаючи результати оцінювання (початкове, проміжне та кінцеве)
Результати працевлаштування (рівень зайнятості до та після навчальних заходів)
Зміни у сприйнятті учасниками перспектив працевлаштування / рівня володіння англійською мовою
Сприйняття учасниками перспектив працевлаштування / вивчення мови (за допомогою опитувань до та після навчальних заходів)

Законні підстави, які дозволяють нам обробляти дані

Персональні дані можуть збиратися та оброблятися лише за наявності законних підстав. Законі підстави для обробки даних учасників програми STEP Ukraine Міністерство житлово-комунального господарства та місцевого самоврядування:

Стаття 6(1) (e) Загального регламенту щодо захисту даних (GDPR) (обробка необхідна для виконання завдання, що здійснюється в інтересах суспільства або в умовах здійснення офіційних повноважень, покладених на контролера);
Основа Статті 6(1) (e) Загального регламенту щодо захисту даних (GDPR) передбачає обробку персональних даних, необхідну для виконання функцій Корони, міністра Корони або державного відомства. Міністерство житлово-комунального господарства та місцевого самоврядування може обробляти персональні дані на підставі дискреційних виконавчих повноважень Державного секретаря з питань рівноправності, житла та громад;
Закон про захист персональних даних 2018 р., частина 2, глава 2, розділ 8 (d) – здійснення функції Корони, міністра Корони або державного відомства.

Як контролер даних Міністерство житлово-комунального господарства та місцевого самоврядування може передавати ці дані у WJR та Британську Раду, які діють, відповідно, як обробник та субпідрядник з обробки даних. Кожна з цих організацій працює на Міністерство житлово-комунального господарства та місцевого самоврядування та під його управлінням, який діє як контролер даних, відповідно до умов офіційних угод про обмін даними. Крім того, у відповідних випадках, WJR може обробляти персональні дані на одній або декількох із зазначених нижче правових підстав:

Особа, дані якої обробляються, надала явну та інформовану згоду; та/або
WJR обробляє дані на основі свого законного інтересу; та/або
WJR має юридичне зобов’язання обробляти дані.

Ви можете попросити нас не обробляти деякі або усі ваші дані, повідомивши нам про це в письмовій формі, але це може вплинути на наші можливості надавати вам допомогу в межах програми STEP Ukraine. Можливо, нам усе одно доведеться зберігати деякі дані про вас відповідно до наших інших юридичних зобов’язань.

Як ми використовуємо ваші дані та забезпечуємо їхню безпеку

Ми оброблятимемо (збиратимемо, зберігатимемо, використовуватимемо та передаватимемо) ваші дані в суворій відповідності до закону та нашої юридичної угоди з Міністерство житлово-комунального господарства та місцевого самоврядування із метою реалізації програми STEP Ukraine; для надання учасникам підтримки у вивченні англійської мови та працевлаштуванні. Щоб отримати більш детальну інформацію про те, як ми зазвичай обробляємо особисту інформацію та про ваші права, будь ласка, ознайомтеся з нашою Політикою конфіденційності www.worldjewishrelief.org/privacy-policy.

Ми також будемо передавати деякі дані Британській Раді, якщо це буде вкрай необхідно для реалізації програми STEP Ukraine, а також зберігатимемо та керуватимемо деякими даними, які ми збираємо, за допомогою захищених електронних таблиць. Дані зберігатимуться на серверах у Великобританії, і ми провели відповідні перевірки та оцінку ризиків відповідно до законодавства Сполученого Королівства. Для забезпечення надійного захисту ми використовуємо доповнення до системи безпеки Hornet під назвою 365 Permission Data. З 1 жовтня деякі дані будуть перенесені на зберігання та управління за допомогою CaseWorthy, субпідрядника, якого ми залучаємо для забезпечення безпеки та захисту персональних даних. Відповідно, деякі дані можуть зберігатися на серверах у США (штат Юта), і щоб забезпечити захист ваших прав, ми уклали із CaseWorthy офіційні міжнародні угоди про передачу даних і провели відповідні перевірки та оцінку ризиків відповідно до законодавства Сполученого Королівства.

Якщо у вас виникли запитання або труднощі

Ви маєте право знати про вашу особисту інформацію, яку ми обробляємо. Якщо у вас виникли запитання або занепокоєння щодо того, як обробляються ваші персональні дані, будь ласка, напишіть нам на електронну адресу info@worldjewishrelief.org або зателефонуйте за номером 020 8736 1250. Ми можемо вимагати, щоб деякі запити були подані в письмовій формі, і нам буде потрібно спочатку встановити особу людини, яка робить запит. Ми не можемо надавати інформацію про іншу особу комусь, хто не має на це законного права.

Якщо у вас виникли додаткові запитання або ви хочете отримати незалежну консультацію щодо захисту даних, конфіденційності та обміну даними, ви можете звернутися в:

Офіс уповноваженого у сфері персональних даних та інформації
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow

Cheshire SK9 5AF

Телефон: 0303 123 1113 або 01625 545 745
https://ico.org.uk/

Privacy Notice for participants in the STEP Ukraine Programme

World Jewish Relief (‘WJR’) is working as the principal contractor with the Ministry of Housing, Communities & Local Government and the British Council to deliver the Specialist Training and Employment Programme (STEP Ukraine) for up to 10,000 Ukrainians across the UK. This Privacy Notice explains how and why personal information (or data) about participants in the programme is collected and used and where you can find more information about this and your rights.

Who we are

WJR is a not-for-profit registered charity based at 54 Crewys Road, London NW2 2AD.

If you have any questions about how your information is being used, you can email us at info@worldjewishrelief.org. You can also read more about your rights and the regulations concerning data protection by visiting https://ico.org.uk/for-the-public/.

Personal data collected from STEP Ukraine programme participants is managed under the direction and control of Ministry of Housing, Communities & Local Government as the Data Controller, but will be shared with or collected directly by WJR and the British Council as Data Processor and Data Sub-processor respectively. Each of these organisations is obliged by law to keep your personal information private and secure and we have entered into formal legal agreements to ensure that it is only used for the purposes of the STEP Ukraine programme.

What personal information will be collected?

The following categories of data and information about you will be collected as it is considered necessary to deliver services to participants in the STEP Ukraine programme:

Name, address, email address, telephone number
Date of birth and age
Visa details
BRP status (Biometric Residence Permit)
Employment status
Information about technical equipment and access to wifi
Access to DWP coach
Childcare needs
Qualifications
Photo
Resume (education and career summary)
Student unique identification numbers
National insurance numbers
Application numbers
Enrolment numbers
Region
Sex
Duration in UK
Course stage – enrolled, initial assessment completed; active/inactive, mid-course assessment complete/incomplete, final assessment complete/incomplete
Attendance levels (days and hours attended)
Dropout levels and reasons as to why learners left the programme
English proficiency of attendees including assessment scores (initial, mid and final)
Employment outcomes (employment levels pre and post intervention)
The changes in the attitudes of learners to employment prospects/English language ability
Attitudes of attendees to employment prospects/language acquisition (through pre and post intervention surveys)

Our lawful basis for processing the data

Personal data may only be collected and processed if there a lawful basis for doing so. For participants in the STEP Ukraine programme the lawful bases for Ministry of Housing and Local Government processing data are:

GDPR Article 6(1) (e) (processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller);
GDPR Article 6(1) (e) basis includes processing of personal data that is necessary for the exercise of a function of the Crown, a Minister of the Crown or a government department. Ministry of Housing, Communities & Local Government can process the personal data under discretionary executive powers of the Secretary of State for Ministry of Housing, Communities & Local Government;
DPA 2018 Part 2, Chapter 2, section 8 (d) – the exercise of a function of the Crown, a Minister of the Crown or a government department.

Ministry of Housing, Communities & Local Government as data controller can then share this data with WJR and the British Council as Data Processor and Data Sub-processor respectively, each working for and at the direction of the Ministry of Housing, Communities & Local Government as Data Controller and subject to the terms of formal data sharing agreements. Additionally, where applicable, WJR is able to process personal data on one or more of the following legal bases:

Express and informed consent has been given by the person whose data is being processed; and/or
WJR has a legitimate interest in processing the data; and/or
WJR has a legal obligation to process the data.

You can ask us not to process any or all of your data by telling us in writing, but this may affect our ability to assist you under the STEP Ukraine programme. We may still need to retain some data about you in compliance with our other legal obligations.

How we use your data and keep it safe

We will process (collect, store, use and share) your data strictly in accordance with the law and with our legal agreement with the Ministry of Housing, Communities & Local Government for delivery of the STEP Ukraine programme; to give participants English language and employment support. For more details of how we generally process personal information and your rights, please refer to our Privacy Policy www.worldjewishrelief.org/privacy-policy.

We will also share some data, where strictly necessary for the delivery of the STEP Ukraine programme, with the British Council, and we will store and manage some of the data we collect using secure spreadsheets. Data will be held on servers in the United Kingdom and we have undertaken the appropriate checks and risk assessments in compliance with UK law. To ensure robust security, we are using an add-on of Hornet, our security system called 365 Permission Data. From 1 October, some data will be moved to be stored and managed using CaseWorthy, a sub contractor used by us to keep personal data safe and secure. Accordingly, some data may be held on servers in the United States (the State of Utah) and to ensure that your rights are protected, we have entered into formal international data transfer agreements with CaseWorthy and undertaken the appropriate checks and risk assessments in compliance with UK law.

If you have any questions or concerns

You have the right to know what personal information about you is being processed by us. If you have any questions or concerns about how your personal data is being processed, please email us at info@worldjewishrelief.org or telephone 020 8736 1250. We may require some enquiries to be submitted in writing and we will have to verify the identity of the person making the enquiry first. We cannot give out information about another person to someone who is not legally entitled to it.

If you have further concerns, or for independent advice about data protection, privacy and data sharing, you can contact:

The Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow

Cheshire SK9 5AF

Telephone: 0303 123 1113 or 01625 545 745
https://ico.org.uk/